Zostavením a predložením účtovnej závierky daňovému úradu sa povinnosti spoločnosti nekončia. Povinnosť ukladať účtovnú závierku do zbierky listín obchodného registra má každá spoločnosť s ručením obmedzeným. Zverejnenie účtovnej závierky v obchodnom vestníku sa týka iba tých spoločností s ručením obmedzeným, ktoré majú povinnosť mať účtovnú závierku overenú audítorom (majú povinnosť auditu).
Problematiku zverejňovania údajov z účtovnej závierky upravuje v § 21 zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. Tieto ustanovenia nadväzujú na § 40 Obchodného zákonníka. Ďalšie ustanovenia týkajúce sa ukladania účtovnej závierky do zbierky listín je potrebné hľadať v zákone č. 530/2003 Z. z. o obchodnom registri.
Ukladanie účtovnej závierky do zbierky listín
Spoločnosť s ručením obmedzeným povinne ukladá riadnu individuálnu účtovnú závierku a mimoriadnu individuálnu účtovnú závierku do zbierky listín obchodného registra, a to buď samostatne alebo ako súčasť výročnej správy, ak spoločnosť vyhotovuje výročnú správu. Do zbierky listín je potrebné uložiť úplnú účtovnú závierku, t. j. súvahu, výkaz ziskov a strát a poznámky. Ak má účtovná jednotka povinnosť auditu, ukladá sa spolu s účtovnou závierkou aj správa audítora.
Lehota na uloženie účtovnej závierky je do 30 dní po schválení účtovnej závierky valným zhromaždením. Lehota je zachovaná, ak v posledný deň lehoty zapísaná fyzická osoba alebo fyzická osoba oprávnená konať v mene zapísanej právnickej osoby predložila listiny príslušnému registrovému súdu elektronickými prostriedkami podľa zákona o obchodnom registri.
Štatutárny orgán, čiže konateľ spoločnosti s ručením obmedzeným má povinnosť predložiť účtovnú závierku na schválenie valnému zhromaždeniu do 6 mesiacov po uplynutí účtovného obdobia. To znamená, že ak účtovným obdobím účtovnej jednotky je kalendárny rok, konateľ spoločnosti má povinnosť predložiť do 30. 6. nasledujúceho roka účtovnú závierku na schválenie. Termín, dokedy sa má účtovná závierka schváliť, nie je v žiadnom predpise stanovený. Bežnou praxou však je, že účtovná závierka je schválená valným zhromaždením, a zároveň valné zhromaždenie rozhodne o rozdelení účtovného zisku alebo o úhrade účtovnej straty dosiahnutej v bezprostredne predchádzajúcom účtovnom období, do 30. 6. bežného roka. Lehota na uloženie účtovnej závierky do zbierky listín je potom do 30. 7.
Účtovná závierka sa ukladá do zbierky listín registrového súdu podľa sídla spoločnosti. Listina sa predkladá registrovému súdu v listinnej podobe (je možné odovzdať listiny v podateľni príslušného registrového súdu alebo poslať poštou) alebo elektronickými prostriedkami v elektronickej podobe podľa zákona o obchodnom registri. Predložením na príslušnom registrovom súde sa listina považuje za uloženú v zbierke listín.
Do zbierky listín stačí uložiť jednu kópiu účtovnej závierky. Zákon o obchodnom registri nevyžaduje originál účtovnej závierky, a ani kópiu nie je potrebné notársky overovať. Registrový súd ukladá listiny do zbierky listín bez zbytočného odkladu po ich predložení. Uloženie účtovnej závierky do zbierky listín je bezplatné, za tento úkon sa neplatí žiadny súdny poplatok.
Pri predkladaní účtovnej závierky je fyzická osoba, ktorá je oprávnená konať v mene zapísanej právnickej osoby, povinná spolu s listinami predložiť písomné vyhlásenie, či predkladané listiny príslušný orgán (valné zhromaždenie) schválil, alebo neschválil. Toto písomné vyhlásenie konateľa spoločnosti musí byť predložené v origináli (príp. notársky overenej kópii) v jednom vyhotovení spolu s účtovnou závierkou, na ktorú sa vzťahuje. Podpis konateľa nemusí byť úradne osvedčený.
Táto povinnosť súvisí s ustanovením Obchodného zákonníka, ktorý stanovil spoločnostiam povinnosť ukladať do zbierky listín aj neschválenú účtovnú závierku. Ak príslušný orgán spoločnosti s ručením obmedzeným neschváli predloženú účtovnú závierku do troch mesiacov od predloženia, ukladá sa do zbierky listín obchodného registra neschválená účtovná závierka. V tomto prípade je spoločnosť s ručením obmedzeným povinná uložiť neschválenú účtovnú závierku do 30 dní od márneho uplynutia trojmesačnej lehoty.
Zápisnica z valného zhromaždenia, na ktorom bola účtovná závierka schválená, sa do zbierky listín neukladá. Zápisnicu je potrebné uložiť napr. vtedy, ak valné zhromaždenie zmení spoločenskú zmluvu alebo zakladateľskú listinu spoločnosti.
Po uložení listín do zbierky listín registrový súd bez zbytočného odkladu zverejní oznámenie o uložení listín do zbierky listín, čo sa považuje za zverejnenie účtovnej závierky spoločnosti s ručením obmedzeným (ak nemá táto spoločnosť povinnosť overenia účtovnej závierky audítorom). Ak by mala povinnosť auditu, sú potrebné ďalšie zverejnenia podľa zákona o účtovníctve.
Za nesplnenie povinností súvisiacich s uložením účtovnej závierky do zbierky listín obchodného registra, registrový súd uloží konateľovi spoločnosti pokutu do výšky 3 310 eur. Pokutu je možné uložiť za:
- nesplnenie povinnosti predložiť registrovému súdu listiny, ktoré sa ukladajú do zbierky listín, v lehote ustanovenej zákonom,
- predloženie registrovému súdu na uloženie do zbierky listín listiny, ktoré nezodpovedajú skutočnému stavu.
Súd na návrh štátneho orgánu, na návrh osoby, ktorá osvedčí právny záujem, alebo aj z vlastného podnetu rozhodne o zrušení spoločnosti, ak spoločnosť nesplnila povinnosť uložiť do zbierky listín individuálnu účtovnú závierku za najmenej dve účtovné obdobia nasledujúce po sebe.
Účtovná závierka zostavená za rok 2011 bude v roku 2012 poslednýkrát ukladaná a zverejňovaná po starom, od roku 2013 sa spôsob ukladania účtovnej závierky zmení, a to vďaka zavedeniu registra účtovných závierok.
Pozor! Od roku 2014 sa mení spôsob ukladania a zverejňovania účtovnej závierky.
