Štandardný účtovný softvér sa inštaluje do počítača alebo notebooku. Potrebujete tak softvér aj zariadenie, na ktoré sa nainštaluje. V prípade online účtovníctva postačuje len zariadenie (napr. počítač, notebook). Softvér je poskytovaný ako služba. Poskytovateľ online účtovníctva má vlastné technické vybavenie (napr. počítač), na ktorom má nainštalovaný softvér. Používanie softvéru poskytuje ako službu, pričom dbá na údržbu, aktualizáciu a modernizáciu tak softvéru, ako aj technického vybavenia.
Online účtovníctvo je pre klientov poskytované prostredníctvom internetového prehliadača. Klient tak potrebuje k prístupu do online účtovníctva internet.
Online účtovníctvo a legislatíva v SR
Vývoj online účtovníctva v ostatných rokoch rýchlo napreduje. Slovenská legislatíva ho v súčasnosti zatiaľ osobitne nereguluje. Účtovníctvo vedené elektronickými prostriedkami (prostredníctvom softvéru) je v súčasnosti štandardom. V prípade online účtovníctva ide taktiež o vedenie účtovníctva elektronickými prostriedkami, ale odlišným spôsobom.
Legislatíva v Slovenskej republiky požaduje, aby účtovníctvo vedené elektronickými prostriedkami bolo prevoditeľné do papierovej podoby. Táto požiadavka je zabezpečená možnosťou vytlačiť účtovné knihy, účtovné doklady a iné účtovné záznamy. Dokonalejšiu a presnejšiu (ale nie komplikovanejšiu) legislatívnu úpravu by potrebovala oblasť elektronického prenosu účtovných záznamov (napr. faktúr a iných účtovných dokladov).
Nástroje pre online účtovníctvo
Podnikatelia alebo účtovné firmy majú na výber z niekoľkých online aplikácií pre vedenie účtovníctva. Dostupné sú napríklad online aplikácie (cloudový softvér):
- Keepi,
- HELIOS One,
- Humanet alebo
- profit365.
Výhody online účtovníctva
Výhodami online účtovníctva sú:
- bezpečnosť (zabezpečenie proti neoprávnenému prístupu k dátam, neoprávnenej úprave dát, neoprávnenému zničeniu dát),
- automatická archivácia (zabezpečenie automatickej archivácie na niekoľkých miestach),
- prístup k službe (online účtovníctvo nie je viazané na jeden počítač a nie je viazané na operačný systém, je však potrebný prístup k internetu),
- jednoduchosť (systémy online účtovníctva sú jednoduchšie, čo je však nevýhodou pri náročnejších požiadavkách na vedenie účtovníctva),
- technické vybavenie (údržba a modernizácia hardvéru),
- softvérové vybavenie (inštalácia, údržba a aktualizácia softvéru).
Všetky vyššie uvedené vlastnosti online účtovníctva sú výhodami z toho dôvodu, že je za ne zodpovedný práve poskytovateľ online účtovníctva. Klient si výhodnosť uvedených vlastností online účtovníctva môže porovnať medzi rôznymi poskytovateľmi.
Riziká online účtovníctva
Za riziká online účtovníctva sa považujú predovšetkým zabezpečenie prístupu k dátam a ich pravidelná archivácia.
V účtovníctve sa nachádzajú citlivé finančné (ale aj nefinančné) informácie o klientovi, jeho obchodných partneroch či zamestnancoch. Neoprávnená osoba môže tieto informácie zneužiť, zmeniť alebo zničiť. Podnikatelia, účtovníci a účtovné firmy archivujú svoje dáta spravidla na niekoľkých bezpečných miestach, aby mali záruku, že o svoje dáta neprídu. Firmy poskytujúce kvalitné služby vedenia online účtovníctva majú archivovanie zabezpečené na vysokej úrovni, pričom riziko straty dát znižujú aj geografickým rozložením serverov, na ktorých sú dáta archivované. Ak klient potrebuje zálohovať archív aj na svojom počítači, kvalitný online účtovný softvér by ho mal dovoliť stiahnuť.
Ak je účtovný softvér nainštalovaný na vlastnom počítači alebo notebooku, jeho funkčnosť a aktualizácie musíte zabezpečovať sami. Čo môže byť nákladné, ak sa legislatíva často mení. V prípade online účtovníctva sa o funkčnosť stará poskytovateľ služby. Avšak, ak má poskytovateľ online účtovníctva technické problémy, klient nemusí mať k niektorým dátam alebo k službe ako takej prístup a nevie zistiť napríklad stavy na účtoch, výšku a termín splatnosti záväzkov atď. Za vyriešenie technických problémov je zodpovedný poskytovateľ a klient musí výpadok služby strpieť. Obdobné riziko súvisiace so zariadeniami poskytovateľa vyplýva aj z množstva klientov. Ak nebudú zariadenia udržiavané a modernizované, môžu byť preťažené a práca nemusí byť pohodlná. Naviac, väčšie množstvo používateľov online účtovníctva môže priťahovať pozornosť „kybernetických zlodejov“.
