Archivovanie účtovných dokladov a súvisiacich dokumentov vyžaduje zákon o účtovníctve. Pri archivovaní musí účtovná jednotka postupovať aj podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov (ďalej len “zákon o archívoch”). Archiváciu rôznych dokumentov vyžaduje tiež rad ďalších zákonov, napríklad zákon o sociálnom poistení, zákon o zdravotnom poistení či zákon o DPH.
Účtovné doklady a súvisiace dokumenty sú dôkazovým prostriedkom. Daňová kontrola, kontrola zo Sociálnej poisťovne alebo príslušnej zdravotnej poisťovne môže začať aj po niekoľkých rokoch. Podnikateľ musí mať dôkazové prostriedky, aby vedel podložiť a obhájiť sumy uvedené napríklad v daňových priznaniach.
Aké účtovné doklady a dokumenty archivovať
Účtovná jednotka v zásade musí archivovať všetky účtovné doklady a iné účtovné záznamy, ktoré súvisia s účtovníctvom a účtovnou závierkou. Iné účtovné záznamy sú napríklad účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtovný rozvrh, účtovná závierka. Podľa zákona o účtovníctve môže daňový úrad uložiť pokutu za porušenie povinností pri archivácii účtovných dokladov a súvisiacich záznamov až do výšky 100 000 Eur.
Ako dlho archivovať účtovné doklady a dokumenty
Účtovné doklady a súvisiace dokumenty majú rôznu dobu archivácie. Dĺžku uchovávania ovplyvňuje nie len zákon o účtovníctve, ale aj ďalšie zákony.
Účtovná závierka sa musí archivovať počas 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týka. Napríklad účtovná závierka za rok 2015 sa musí archivovať do konca roka 2025. Účtovné doklady sa musia podľa zákona o účtovníctve archivovať po dobu 5 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Medzi účtovné doklady patria aj faktúry. Keďže zákon o DPH vyžaduje archivovať po dobu 10 rokov, uplatní sa dlhšia lehota podľa zákona o DPH, inak by došlo k nesplneniu povinnosti nepeňažnej povahy podľa zákona o DPH s hrozbou pokuty až do výšky 3 000 Eur. Archivácia faktúr po dobu 10 rokov sa týka (i keď nie v celom rozsahu) aj neplatiteľov DPH.
Taktiež je potrebné rešpektovať požiadavky daňového poriadku a archivovať faktúry do konca obdobia, v ktorom môže dôjsť k vyrubeniu dane (dane z príjmov, DPH), čo môže byť opäť aj 10 rokov. Faktúru možno prestať archivovať (môže ju zlikvidovať) až po tomto období.
Účtovné doklady sa v niektorých prípadoch archivujú aj niekoľko desiatok rokov. Ide najmä o mzdovú dokumentáciu.
Kedy možno vyradiť a zlikvidovať archivované účtovné doklady a dokumenty
Účtovných dokladov a súvisiacich dokumentov sa možno zbaviť až po uplynutí doby archivácie požadovanej príslušnými zákonmi. Proces vyradenia upravuje zákon o archívoch. Vyraďovanie účtovných dokladov a iných dokumentov nie je jednoduché, bez byrokracie a bez hrozby sankcie. Zbavenie sa “zbytočných papierov” pozostáva z:
- prípravy vyraďovacieho konania,
- vyraďovacieho konania samotného.
Vo fáze prípravy vyraďovacieho konania sa posudzujú účtovné doklady a iné dokumenty z hľadiska ich trvalej dokumentárnej hodnoty. Posúdenie vykoná účtovná jednotka (podnikateľ) na vlastné náklady. Účtovné doklady a iné dokumenty sa rozdelia do dvoch skupín:
- navrhované na odovzdanie do archívu (s trvalou dokumentárnou hodnotou),
- navrhované na zničenie (bez trvalej dokumentárnej hodnoty).
V druhej fáze sa vypracovaný návrh na vyradenie registratúrnych záznamov (napr. účtovné doklady a súvisiace dokumenty) predloží štátnemu archívu, ktorý ho preskúma. Ak je všetko v poriadku, rozhodne o tom, ktoré účtovné doklady a dokumenty sa môžu zničiť a ktoré sa majú odovzdať na trvalú archiváciu. Náklady na zničenie a odovzdanie znáša účtovná jednotka (podnikateľ - pôvodca registratúry). Ak sa nedodrží zákonom ustanovený postup, hrozí pokuta až do výšky 33 193 Eur.
